La gestion de la communication dans la conduite de projet

Le management de la communication du projet consiste à déterminer qui a besoin de quelle information, quand et sous quelle forme la lui remettre.

Au programme de la communication du projet:

  1. Plan de communication
  2. Technologies et supports
  3. Informations pertinentes

Plan de communication

Alors que tous les projets ont pour impératif commun de mettre en place une communication projet efficace, les besoins en information et les méthodes de diffusion varient considérablement.

La planification des communications doit être incluse dans la planification globale du projet. Il faut déterminer la fréquence nécessaire des réunions.

Pour obtenir une communication projet efficace, il faut évaluer

  • Les relations de responsabilités entre parties prenantes et organisation en charge du projet
  • Les disciplines, services et spécialités impliquées dans le projet
  • L’implantation géographique et la mobilité géographique des acteurs du projet
  • Les besoins en information externe (par exemple la communication avec les medias)

Dans le cadre des projets impliquant de nombreux acteurs et services, il est recommandé d’établir un Plan de communication en début de projet pour faciliter la communication pendant le projet.

Le Plan de communication, appelé aussi parfois « Plan de management de la communication » est un document qui présente :

  • les méthodes utilisées pour collecter et conserverdifférents types d’informations. Les procédures doivent également préciser les modalités de collecte et de diffusion des mises à jour et des corrections apportées à des documents précédemment diffusés.
  • Les destinataires de l’information en fonction de la nature des informations (rapports d’avancement, données, calendrier, documentation technique…) , les méthodes utilisées pour diffuser les divers types d’information et les diffuseurs de ces informations.
  • Une description de l’information à diffuser : le format, le contenu, le degré de détail, les conventions et définitions à utiliser.
  • Les calendriers d’émission qui précisent à quel moment chaque type d’information est émis
  • Les méthodes pour accéder à l’information entre deux communications prévues
  • Une méthode de mise à jour et de redéfinition du plan de communication au cours du projet

Le plan de communication peut être formalisé ou informel, peu ou très détaillé, suivant la nature du projet

Technologies et supports de communication

L’obtention d’une communication efficace pendant le projet passe par le choix des outils et des supports adaptés au projet.

Pour ce faire, plusieurs points doivent être soulevés:

  • L’urgence du besoin d’information : le succès du projet dépend-il d’une information mise à jour régulièrement et disponible à tout moment, ou est-ce que des rapports écrits réguliers suffisent ?
  • La technologie disponible : les technologies déjà en place suffisent-elles pour communiquer ou faut-il mettre en place de nouveaux moyens de communication (Intranet, installations de logiciels de télé-conférence…)
  • Le niveau de qualification des parties prenantes du projet : Les systèmes de communication proposés sont-ils compatibles avec l’expérience ou le niveau de compétence des participants. Si tel n’est pas le cas, des formations aux outils de communication sont à prévoir.
  • La durée du projet : Dans le cas de projets longs, il faut se demander si la technologie actuelle n’est pas susceptible d’évoluer et ne nécessite pas de mise à jour au cours du projet.

Plusieurs types de communication peuvent être utilisés :

  • réunions informelles entre deux parties prenantes du projet,
  • réunions officielles entre responsables d’un projet.

Les documents produits peuvent être de simples documents Word écrits et diffusés par e-mail ou mis à disposition sur une partie de l’Intranet dédié au projet.

La communication sur le projet peut être continue grâce au recours à des outils de Groupware (par exemple Lotus Notes).

La dispersion des acteurs du projet sur le Plan géographique nécessite le recours à des outils de communication spécifiques tels que les outils de téléconférence ou ceux de vidéo-conférence.

Un logiciel tel que Microsoft Netmeeting ou SameTime (IBM Lotus Instant Messaging & Web Conferencing) par exemple permettra à un interlocuteur de présenter à des acteurs du projet éloignés des « slides » (diapositives), tout en restant à son poste de travail. Netmeeting et Sametime peuvent aussi être utilisés dans le cadre de formations à distance en fin de projet en permettant au formateur de partager des applications et ainsi de montrer aux « apprentis » l’utilisation concrète de ces applications.
Tandis que Netmeting et SameTime sont soumis à l’achat de licences, on peut citer SKYPE, logiciel gratuit qui permet de faire de la video-conference à distance. Cependant SKYPE ne possède pas les fonctionnalités de partage d’applications.

Exemple 1 : à la fin du projet de mise en place d’un nouvel outil de reporting des stocks européens d’un grand constructeur informatique, la formation des différents utilisateurs de l’application en Allemagne et en Espagne s’est faite depuis la France (en anglais) grâce à Netmeeting qui a permis à la formatrice de prendre le contrôle des ordinateurs des personnes à former et pour eux de voir sur leur ordinateur le déroulement de la formation et les démos autour du nouvel outil et d’entendre la voix de la formatrice dans leur casque. Ils ont pu aussi poser des questions à la fin de la présentation et profiter des questions des autres participants.

Exemple 2 : à la fin du projet de déploiement d’un outil de gestion de suspens comptables d’une grande Banque, la formation des 25 différents utilisateurs de la filiale de Hong-Kong s’est faite grâce à SameTime. Les utilisateurs étaient regroupés dans une salle de réunion et observaient les actions du formateur sur l’image restituée par le rétro-projecteur.

Informations pertinentes du projet

La détermination des informations pertinentes du projet à communiquer passe par l’analyse des besoins en communication des acteurs du projet.

Les informations à communiquer dépendent de la nature des interlocuteurs :

  • Direction générale
  • Instances de pilotage (chefs de mission, chefs de projet)
  • Acteurs du projet de type « fonctionnel » (Maîtrise d’Ouvrage ou encoreMOA)
  • Acteurs du projet de type « technique » (Maîtrise d’oeuvre ou encoreMOE)

La Direction s’intéresse à l’avancement global du projet, aux grandes lignes de celui-ci, aux risques majeurs, aux obstacles potentiels intervenant éventuellement au cours du projet.

Les instances de pilotage regroupent les différents responsables du projet. Chaque responsable récolte des informations auprès de son équipe régulièrement par oral ou par écrit. Ils se réunissent au cours de comités de pilotage pour faire un point global sur l’avancement du projet, sur les difficultés importantes rencontrées et prennent des décisions quant à d’éventuelles mesures correctives. Lors de ces comités, ils adoptent une communication à vocation synthétique sur le projet.

Les comités de pilotage communiquent ensuite des compte-rendu de réunion aux autres acteurs du projet. Des points oraux ont lieu entre les responsables d’équipe et leurs subordonnés concernant les décisions prises, les éventuelles conséquences des interactions entre les équipes projet, et leur donne une visibilité globale qu’ils n’ont pas sur l’avancement, sur les difficultés apparues dans d’autres équipes et pouvant les impacter ou sur les difficultés qui risquent d’affecter l’ensemble des équipes projet (par exemple retard dans la livraison de stations de travail indispensables à l’avancement du projet).

Les acteurs du projet de type MOA et MOE peuvent être amenés à communiquer entre eux, alors qu’ils ne font pas partie des mêmes équipes pour comparer leurs méthodes de travail, leurs solutions fonctionnelles à une problématique donnée pour les « fonctionnels », leurs programmes informatiques (pour les techniques), les difficultés rencontrées ou les astuces trouvées permettant de gagner du temps.

Les acteurs de type fonctionnel et les acteurs de type technique sont amenés à communiquer tout au long d’un projet. Les acteurs de la première catégorie rédigent une étude préalable puis un cahier des charges fonctionnel pour répondre aux objectifs du projet. Les acteurs de la seconde catégorie, après lecture de ces documents rédigent un cahier des charges technique, qui constitue la réponse en terme de développement technique. Tous ces documents sont validés par les responsables projet.

Auteur : Philippe Lepape consultant

Depuis 35 ans dans le domaine de la communication B to B, consultant freelance accompagnement pour le marketing opérationnel et la conquête commerciale. www.philippelepape.com

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